【聚杰网office教程】高效办公手把手（二）

天天面对Microsoft Office，似乎总有那么多疑难杂症困扰着你。在这个提倡高效率办公的时代，你是不是也希望多学习一些Office应用技巧可以帮助你逃脱困境呢？在本栏目中，我将跟大家一起来探讨如何更加好地用Office来提高我们的工作效率。

高效办公手把手系列：

高效办公手把手（一）

高效办公手把手（二）

高效办公手把手（三）

高效办公手把手（四）

高效办公手把手（五）

高效办公手把手（六）

上期我们给大家介绍了在行政工作中，如何制作公司章程及公司组织结构图，这期咱们就来聊聊邀请函和行政文书的制作技巧吧！

您遇到过下列困扰吗？

1. 如果你是公司的经理助理，每到了节假日或者重要会议都会忙得不可开交，因为你要负责给公司的200多家客户邮寄贺卡或者邀请函。遇到这样的情况你该怎么办？在Word中不厌其烦地进行“复制”、“粘贴”会累死人的！

2. 在制作行政文档时，你是不是还在频繁地更改字体、字号，最郁闷的就是在制作目录的时候，每次都要不厌其烦的输入很多的点，然后，自己写页码，最后还发现有些字符上下对不齐。

接下来的内容将帮助您了解：

Word中的邮件合并功能和样式的应用。

批量制作邀请函

以后再遇到上述需要批量制作邀请函、贺卡之类的重复性强而且步骤全都一样的工作，就可以考虑是否能使用Word中的“邮件合并”功能了。好，那我们现在就来看一下，如何使用邮件合并功能。

1、先在Word中制作出一份邀请函，如图1所示。

2、在邀请函当前Word文档中，单击【视图】|【工具栏】|【邮件合并】工具栏，这时就会出现一个【邮件合并】工具栏。如图2所示，注意，在这时【邮件合并】工具栏上除了前面两个按钮以外，后面的按钮都是灰色的不可选中的。单击第二个【打开数据源】按钮。这时，将会弹出对话框，要我们去找到数据源在什么位置(一般我们会用一个Excel工作表来存放数据源，在本例中Excel工作表中存放的就是被邀请对象的信息，包括姓名、职位、详细地址、邮编等。如图3所示)。

3、在把数据源打开以后，【邮件合并】工具栏后面的灰色的部分就会全部可选了，这时将光标定位在邀请函中要输入被邀请者姓名的位置，也就是“尊敬的：”后面。然后，单击【邮件合并】工具栏上的【插入域】按钮，在弹出的【插入合并域】对话框中，如图4所示。可以看见很多的字段，这些字段也就是我们在刚才的Excel数据表中的表头部分，将“姓”、“名”、“称谓”这三个字段依次插入到刚才光标所定位到的位置。如图5所示。